همانطور که احتمالاً می‏دانید، امضا (Signature) امکانی است که در کلیه سرویس‏دهنده ‏های ایمیل در نظر گرفته شده است. با استفاده از امضا، می‏توان همواره یک متن یا تصویر را به انتهای کلیه ایمیل‏های ارسالی خود اضافه کنید. این محتوا می‏تواند شامل نام شما یا یک پیغام تشکر‏آمیز باشد که در پایین کلیه ایمیل‏های ارسالی‏تان درج شود. در نرم افزار Microsoft Outlook که یکی از برنامه‏های بسته نرم‏افزاری آفیس جهت مدیریت ایمیل‏های دریافتی و ارسالی است نیز چنین امکانی در نظر گرفته شده است. در نسخه جدید این برنامه با نام Microsoft Outlook 2010 که همراه با آفیس ۲۰۱۰ عرضه شد، این امکان با کمی تغییرات نسبت به نسخه‏هایقبلی برنامه وجود دارد. در این ترفند قصد داریم نحوه افزودن امضا به ایمیل‏های ارسالی در Outlook 2010 را برای شما بازگو نماییم. 

 بدین منظور:

ابتدا Microsoft Outlook 2010 را اجرا نمایید. بر روی دکمه آفیس، در بالا سمت چپ محیط برنامه کلیک نمایید و سپس بر روی دکمه Options کلیک کنید. در پنجره Outlook Options، از قسمت سمت چپ، بر روی Mail کلیک نمایید.

حال بر روی دکمه Signatures کلیک کنید تا پنجره Signatures and Stationary باز شود.در این پنجره امکان ساخت و اضافه کردن امضا به ایمیل‏‏های ارسالی خود را خواهید داشت. با فشردن دکمه OK امضای شما ذخیره خواهد شد و از این پس به هنگام ارسال ایمیل در محیط برنامه، می‏توانید آن را به انتهای ایمیل خود اضافه کنید.